Integridad
Canal de denuncias
Instancia confidencial para reportar hechos o conductas que puedan apartarse del Código de Ética, de la ley o de las políticas de INBOX Technology LATAM. Disponible para empleados, clientes, proveedores, representadas y cualquier tercero vinculado a la compañía.
¿Quién puede reportar?
Empleados, proveedores, agentes y despachantes, clientes, representadas y cualquier tercero que haya tomado conocimiento de una conducta que pueda apartarse del Código. No se requiere certeza: es suficiente una sospecha razonable y de buena fe.
¿Qué se puede reportar?
Soborno o corrupción; regalos y cortesías indebidos; conflictos de interés; fraude o alteración de registros; uso indebido de información o datos personales; conductas indebidas ante funcionarios públicos; represalias; y cualquier otro apartamiento del Código de Ética.
Reclamos comerciales y de servicio
Los reclamos sobre ventas, facturación o servicio técnico se gestionan a través de la página de Contacto y de la mesa de ayuda de cada país.
Ingresar un reporte
Describa los hechos con el mayor detalle disponible. La información faltante puede aportarse posteriormente a través del enlace de seguimiento.
Confidencialidad
Los reportes son recibidos y gestionados por la Compliance Officer regional, con acceso restringido. Si el reporte la involucra, es tratado por la Presidencia.
Anonimato
Los datos de contacto son opcionales. Los reportes anónimos se gestionan a través del enlace de seguimiento que se entrega al enviar.
Protección frente a represalias
INBOX Technology LATAM no tolera represalias contra quien reporta de buena fe o colabora en una investigación. La represalia constituye una falta grave.
Tratamiento de datos
La información aportada se utiliza exclusivamente para gestionar e investigar el reporte y se conserva con acceso restringido, salvo obligación legal.
Los reportes también pueden enviarse a canaletico@inboxsa.com. Los reportes por correo electrónico no son anónimos, dado que la dirección del remitente forma parte del mensaje.
Formulario de reporte
Únicamente la descripción de los hechos es obligatoria.
Al enviar el reporte se mostrarán en pantalla el número de caso y el enlace de seguimiento. No se registra la dirección IP.
Tratamiento del reporte
Todos los reportes siguen el mismo procedimiento. El estado puede consultarse en cualquier momento desde el enlace de seguimiento.
Recibida
El reporte queda registrado con número de caso y enlace de seguimiento. Acuse de recepción dentro de los 7 días naturales.
En análisis
Evaluación de admisibilidad en 10 días hábiles. De ser necesario, se solicita información adicional por el enlace.
En investigación
Revisión de los hechos. Plazo de referencia de tres meses, con un máximo de seis en casos complejos.
En resolución
Definición de conclusiones y medidas.
Cerrada
Comunicación del resultado a través del enlace, en la medida en que la confidencialidad de terceros lo permita.
Seguimiento del reporte. El enlace entregado al enviar el reporte permite, sin usuario ni contraseña, consultar el estado del caso, leer las comunicaciones del Departamento de Compliance, responder solicitudes de información y adjuntar documentación. Por razones de confidencialidad el enlace no puede recuperarse; en ese caso, puede ingresarse un nuevo reporte indicando el número de caso.
Preguntas frecuentes
Sí. Los reportes anónimos pueden resultar más difíciles de investigar cuando no es posible solicitar información adicional; el enlace de seguimiento permite responder consultas sin identificarse.
La Compliance Officer regional y, en cada caso, las personas que ella autorice. Ningún otro integrante de la compañía tiene acceso a los reportes.
Por razones de confidencialidad el enlace no puede recuperarse. Puede ingresarse un nuevo reporte indicando el número de caso original.
Los hechos, las personas involucradas, la fecha y el lugar, la forma en que se tomó conocimiento y la existencia de documentos o testigos. Es posible adjuntar archivos al enviar el reporte y posteriormente desde el enlace.
Código de Ética
El documento que respalda este canal y establece las reglas que se aplican en toda la compañía.
